Digitalisering maakt overheidsrapporten meer beschikbaar voor het publiek

Digitalisering maakt overheidsrapporten meer beschikbaar voor het publiek

Anonim

Door La Monica Everett-Haynes, Universiteit van Arizona

Image

- De University of Arizona Libraries maken deel uit van een groeiende, landelijke samenwerking die werkt aan het documenteren, digitaliseren en openbaar maken van technische rapporten in opdracht van de federale overheid vóór ongeveer 1975.

Achter beveiligde deuren op de vijfde verdieping van de hoofdbibliotheek van de UA heeft een team van afgestudeerde studenten en bibliothecarissen van de Universiteit van Arizona miljoenen pagina's technische rapporten van de overheid verwerkt en gecatalogiseerd.

Het team vormt de kern van het Technical Report Archive en Image Library, of TRAIL, een landelijk netwerk van instellingen die jaren geleden door UA-bibliothecarissen zijn gelanceerd om wetenschappelijke en technische rapporten voor ongeveer 1975 in opdracht van verschillende federale agentschappen te bewaren en te digitaliseren.

Het was in het begin van het laatste decennium dat bibliothecarissen zoals Maliaca Oxnam zich steeds meer zorgen maakten dat dergelijke rapporten moeilijk te vinden en toegankelijk waren voor onderzoekers.

De technische rapporten vertegenwoordigen "de collectieve kennis die we hebben over de geschiedenis van wetenschaps- en engineering-gerelateerd onderzoek", zei Oxnam, een verbonden bibliothecaris bij de UA Libraries. "Het werd steeds moeilijker voor mensen om toegang te krijgen tot dit werk."

Sinds zijn oorsprong heeft TRAIL meer institutionele partners, prijzen en landelijke erkenning verzameld voor een inspanning die heeft geresulteerd in meer dan 23.300 rapporten - bijna 2 miljoen pagina's - toegankelijk gemaakt voor het publiek, vaak voor het eerst.

Nooit eerder had het publiek zo'n toegang tot deze rapporten - variërend van enkele tientallen pagina's tot wel 900 pagina's lang - waarvan vele voorheen werden geclassificeerd of alleen werden overgedragen door overheidsfunctionarissen en wetenschappers.

"Voor sommige van deze rapporten is dit de eerste keer dat onderzoekers het rapport konden vinden en openen zonder uitgebreide bemiddeling en hulp van bibliothecarissen of overheidsinstanties die de rapporten hebben uitgegeven", zei Oxnam, die de oorspronkelijke visie leidde resulteerde in TRAIL.

"Statistieken van alleen de pilotsite toonden uitgebreid gebruik van over de hele wereld - en we hebben referentievragen ontvangen voor moeilijk te vinden items - en opmerkingen van waardering - vanuit de hele VS en zelfs in Italië en Griekenland, "voegde ze eraan toe.

Voor sommige van de vroege rapportreeksen bestond er geen coderings- of volgsysteem. Dit resulteerde in verzamelingen rapporten verspreid over bibliotheken in het hele land.

"Om de uitdaging aan te vullen, was voor sommige series weinig informatie beschikbaar over hoeveel en welke rapporten in de loop van de tijd onder het publiek werden verspreid, waardoor het een uitdaging was om ervoor te zorgen dat TRAIL alle rapporten verwierf en digitaliseerde zodat de serie compleet was", zei Oxnam.

"We wisten dat er vraag was naar deze informatie, maar we wisten niet hoe groot de wens was voor dit werk. TRAIL's succes was een beetje overweldigend, " zei Oxnam.

Overweldigend en lonend.

Onder leiding van Oxnam begon TRAIL met een kleine groep bibliothecarissen en werd uiteindelijk onderdeel van de Greater Western Library Alliance, een regionaal consortium van bibliotheken.

TRAIL is sindsdien onderdeel geworden van het Global Resource Network van het Centre for Research Libraries of CRL. Nu CRL organisatorisch toezicht houdt op TRAIL komt er een nieuwe fase in de basisbeweging voor het verzamelen, documenteren, catalogiseren en digitaliseren van technische rapporten.

Marda Johnson, de coördinator van digitale projecten voor de UA Libraries, heeft de afgelopen jaren de leiding genomen over de catalogisering en digitalisering van TRAIL, die allemaal door UA worden beheerd.

"Alle catalogisering gebeurt hier op de UA, meestal met hulp van studenten, " zei Johnson. "Het is beschrijvende informatie - alles wat iedereen kan aansluiten op een zoekopdracht."

Onder de bureau-rapporten die worden gecatalogiseerd en gedigitaliseerd zijn die van de US Atomic Energy Commission, US National Bureau of Standards, de Energy Research and Development Administration en het US Bureau of Mines.

Johnson heeft meestal met UA-afgestudeerden gewerkt om de rapporten te catalogiseren en de informatie te verzenden naar OCLC, een wereldwijde non-profitbibliotheek en onderzoeksorganisatie, waardoor bibliotheken in het hele land informatie aan hun bibliotheekcatalogi kunnen toevoegen.

Voor digitalisering en om langdurige opslag van de digitale bestanden te garanderen, werkt de UA samen met de University of Michigan Libraries, Google, de University of North Texas en de HathiTrust Digital Repository.

Naast de digitale versies zorgt TRAIL ervoor dat een fysiek exemplaar van elk rapport wordt bewaard in een archief dat wordt bewaard aan de Staatsuniversiteit van Oklahoma.

De UA stuurt ook al het benodigde materiaal naar de Universiteit van Noord-Texas voor opslag en de Universiteit van Michigan en Google om te werken aan de digitaliseringsprocessen. Ook onderhoudt de UA microformulieren, gedrukte en online versies van technische rapporten, die doorzoekbaar zijn via de UA Libraries-catalogus.

Voor zijn missie en inspanningen ontving TRAIL de Award "Documents to the People" van de American Library Association 2010, die uitgaat naar een persoon, instelling of bibliotheek die "het gebruik van overheidsdocumenten of informatie ter ondersteuning van de bibliotheekdienst het meest effectief heeft aangemoedigd", volgens de ALA.

"Er is gewoon een schat aan wetenschappelijk onderzoek door de overheid, maar enorme delen ervan zijn nooit overgestapt op online bibliotheekcatalogi, " zei Jez Gaddoura, een bibliothecaris van de UA die in 2008 begon te werken aan het project via een afgestudeerd assistentschap.

"Dus je moet vrienden zijn met een zeer goede referentiebibliothecaris om het allemaal te vinden, " voegde hij eraan toe.

Om een ​​paar voorbeelden te noemen, rapporten gedetailleerd en gedocumenteerd onderzoek en processen met betrekking tot nucleaire fysica, onderzoek naar kolen en hun potentiële praktische toepassing in de vroege 20e eeuw en de ontdekking van het "element 94", dat later plutonium werd genoemd.

Rapporten verklaren experimenten uitgevoerd in het Manhattan District en Los Alamos National Lab.

Enkele gedetailleerde manieren om watertekorten aan te pakken, hoe radioactief materiaal op passende en veilige wijze te vervoeren en synthetische brandstoffen te ontwikkelen.

Andere documenten beschrijven oorlogspropaganda, beschrijven de verdeling van nationale hulpbronnen, leggen de bouw van waterontziltingsinstallaties uit, onthullen brandveiligheidsonderzoeken naar consumentenweefsels en rapporteren verbeteringen aan de energie-efficiëntie van gebouwen en huizen.

Naast CRL's toezicht heeft TRAIL meer institutionele steun om zijn aanbod uit te breiden.

Enkele van de meest recente instellingen om mee te doen zijn onder andere de universiteiten van Arizona State, Baylor, Harvard, Iowa State, Princeton en Rice. Ook de Universiteit van Californië, San Diego; Universiteit van Notre Dame; Universiteit van Utah en de Universiteit van Washington zijn nieuw betrokken.

En in de toekomst zal TRAIL zijn digitalisering blijven uitbreiden met de intentie om zijn aanbod van rapporten uit te breiden met items die speciale verwerking vereisen voor digitalisering, zoals die met lokale en regionale kaarten in de VS, zei Oxnam.

"Het is zover dat instellingen vrijwillig stappen om deel te nemen", zei ze.

"Dit project is een uitstekende demonstratie van de veranderende aard van samenwerkingsverbanden, " voegde Oxnam eraan toe. "Mensen dragen bij wat ze kunnen wanneer ze kunnen."

In de eerste plaats is het belang van TRAIL's werk het behoud van fundamenteel wetenschappelijk onderzoek, terwijl het in handen komt van hedendaagse wetenschappers en nieuwsgierige personen.

Een deel van het onderzoek, dat misschien eerder was, ziet nu een heropleving van belangstelling, vooral gezien de meer geïntegreerde en zeer technische wetenschap en het gemak van grenzeloze communicatie dat internet kan bieden.

"Als u een oplossing voor een bepaald probleem probeert te vinden, bestaat de kans dat iemand er een technisch rapport over heeft geschreven, " zei Gaddoura, die zijn UA-master behaalde aan de School of Information and Library Sciences en certificering van de digitaal informatiebeheerprogramma in augustus.

Neem bijvoorbeeld de maanbasis.

De Wall Street Journal publiceerde half december een opiniestuk geschreven door auteur en voormalig NASA-ingenieur Homer Hickam, suggererend dat dit het moment is om serieus te overwegen een maanbasis te introduceren.

Overigens, een rapport uitgegeven in 1960 dat een conceptueel ontwerp opleverde voor de bouw van een energiecentrale op de basis die vervolgens het station zou voeden.

"Dat was eigenlijk voordat de eerste persoon in de ruimte was en lang voor de eerste maanlanding, " Gaddoura.

"Dus er is toegang tot informatie over experimenten die zijn uitgevoerd onder omstandigheden die nu niet of niet kunnen worden gerepliceerd vanwege regels en voorschriften, " voegde hij eraan toe. "Die gegevens kunnen vandaag nog steeds relevant zijn."